Секретарь

Опытный и воспитанный руководитель поддерживает свои отношения с секретарем на дружеской, но чисто деловой основе даже после нескольких лет совместной работы. В офисах секретаря сегодня часто называют по имени, особенно в маленьких городках, где все знают друг друга. Но постороннему (и помните, что со временем такой офис может вырасти а крупную корпорацию) может показаться неделовым и даже интимным обращение руководителя к секретарю по имени — просто Надя вместо Надежда Романовна, по крайней мере в рабочее время. И у других людей в офисе и за его пределами, возникает искушение называть секретаря Надей, лишая ее тем самым уважения, сопряженного с должностью. Когда все идет гладко, руководителю, возможно, даже удобно называть секретаря по имени и ей (как это часто бывает в таких случаях) обращаться к нему аналогичным образом, но такое обращение становится очень затруднительным, если Наде надо сделать замечание или уволить.

Если в вашем офисе принято обращение по имени, то хотя бы при посетителях обращайтесь к своим сотрудникам более официально. Например, «Полина Владимировна проводит вас, господин Петров», а не «Полина проводит вас».

Вполне понятно, что мужчина хочет, чтобы его секретарь умела одеваться, была привлекательной и, если возможно, хорошенькой. Ведь ему глядеть на нее весь день. Но чем она симпатичнее, тем больше необходимость продумывать манеру обращения с ней ради его и ее блага. Верный способ создать проблемы и сразу же породить «служебные сплетни» — позволить себе уделять секретарю больше внимания, чем того требует бизнес. Если оба свободны и есть желание проводить вместе внеслужебное время, на работе они все же должны поддерживать официальные отношения, иначе пострадает дело. Но даже и при этом женщине трудно удержаться и не показать другим, что она держит босса под особым контролем.

Секретарь имеет право обедать как ей нравится: в приятном одиночестве, с друзьями или с другом, в офисе или вне его. Если начальник часто просит секретаря пообедать с ним, чтобы использовать это время для обсуждения служебных проблем, он действует как рабовладелец. Можно изредка пригласить секретаря пообедать вместе для установления лучшего взаимопонимания, но следует помнить, что легче работать с теми, с кем ты не связан тесными эмоциональными узами.

Когда мужчина и его секретарь едут куда-нибудь вместе, он вполне может пригласить свою сотрудницу на ужин, тем более если в ином случае ей придется ужинать одной. Но если он женат или она замужем, он может пригласить ее только в самый приличный ресторан. Если же женатый мужчине, приглашает секретаря в ночной клуб или в заведение пользующееся дурной репутацией, каждый из них рискует быть скомпрометированным в случае встречи со знакомыми.

Есть деликатное различие в отношениях мужчины и женщины — партнеров по бизнесу и мужчины и его секретаря. В обществе вполне возможно суждение, что, отказывая своему патрону в свидании во внеслужебное время, секретарь рискует потерять работу . У женщины-коллеги больше свободы для маневра. Предполагается, что она может найти выход из любого затруднительного положения. Она вполне может пойти в ночной клуб в незнакомом городе с мужчиной-коллегой, вместе с которым приехала по делам, но если один из них состоит в браке, все же лучше избегать этого в том городе, где они живут, если только с клуб не приглашена целая компания или нет каких-то серьезных причин делового характера.

Если необходима деловая поездка босса с секретарем, заказывая номера в гостинице, руководителю и его секретарю следует использовать название фирмы, а не свои фамилии, хотя некоторым удобнее заказать номер на свое имя, если это связано с получением личной корреспонденции.


Заказ может выглядеть следующим образом:

«Гостиница «Метрополь», Москва.

Прошу зарезервировать два одноместных номера для представителя нашей фирмы д-ра Роджера Гиддонса и секретаря мисс Элен Принс на 9 декабря Просьба подтвердить.

У. Трэвис начальник служба перевозок «Братья Хаттен»

Мэдисон-авеню, 444, Нью-Йорк.

Из такого текста следует что эти два человека должны быть размещены на разных этажах. Однако случаются и ошибки. В этом случае ошибка должна быть тактично исправлена тем, кто подписывает регистрационную карточку, если есть свободные номера. Если их нет, то не стоит паниковать. «Ноnу soil quimal у pense» — «Пусть стыдно будет тому, кто об этом плохо подумает».

Обычно секретарь проживает в одной гостинице с начальником, чтобы быть в его распоряжении, когда это необходимо. При регистрации она может написать в регистрационной карточке название фирмы (например, «Генри Маррей»), адрес фирмы (а не личный адрес владельца), а ниже указать. «Мисс Бернис Л. Визнер, секретарь, адрес тот же». Служащий гостиницы обычно предоставляет два номера на разных этажах, если нет иных просьб. Если начальник сам заполняет регистрационную карточку, он подписывает ее так же, указывает адрес конторы и делает свои отношения с секретарем вполне ясными. Любые устные пояснения только поставят все заинтересованные стороны в неловкое положение.

Мужчина может, не колеблясь, просить своего секретаря записать какую-то информацию или выполнить иную канцелярскую работу в его комнате (но не в ее), после того как комнаты убраны. (Если же горничная еще не успела сделать уборку, нужно хотя бы прибрать постель в этой комнате, не держать ее открытой.) Дверь запирать не следует, хотя сейчас и нет нужды держать ее открытой.

Начальник может, заказать обед (завтрак нежелательно) в свою комнату для себя и для секретаря если нужно экономить рабочее время, но без напитков. Ему не следует просить секретаря поужинать с ним в его комнате, если вполне возможно пойти в ресторан гостиницы или в какой-то иной. Предпочтительно, чтобы во время работы он был в пиджаке а она должна быть одета так, как обычно одевается на службе. Нет нужды говорить, что ни один мужчина не может просить своего секретаря или приглашенную стенографистку принять информацию, если он не полностью одет (исключение из правила: он болен, и об этом все знают).


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *